BPMS Development

Link Consulting - solutions - BPM

O futuro das empresas ou das organizações públicas de serviços é ter os seus serviços suportados diretamente pelos seus processos do negócio. As empresas, as organizações e o estado tenderão a ser vistos e avaliados pela sua eficiência e qualidade de serviço que fornecem aos clientes, colaboradores, parceiros e investidores.

A execução desta visão é normalmente limitada na maioria das organizações pelo desalinhamento interno entre processos do negócio e sistemas de informação e pela falta da agilidade no suporte ao serviço – que é uma característica típica da arquitetura tradicional dos sistemas de informação. Além disso, os custos operacionais podem ser otimizados se os processos core da organização estiverem suportados diretamente por processos TI claramente definidos que possam ser monitorizados e avaliados.

Na procura de uma melhoria contínua do seu funcionamento e dos seus resultados, as organizações têm, necessariamente, que alterar e otimizar os seus processos de negócio.

As oportunidades de otimização existem, por exemplo, fruto da quantidade elevada de documentos trocados em papel, que originam duplicação e perdas de tempo no transporte entre departamentos. Associado ao volume de papel, existe uma incapacidade de gestão do próprio processo, sendo por vezes difícil aos departamentos que mantêm a relação com o cliente informar o próprio cliente sobre o estado do processo.

Para os casos em que toda a verificação é feita manualmente, há perdas causadas por falha humana na verificação de determinados requisitos. O número de empregados necessários para fazer funcionar um processo, o número de processos que se perdem ou dos quais se desconhece o paradeiro e o número de prazos perdidos sem que seja gerado qualquer alarme, são sintomas usuais em organizações ineficientes e com processos pesados.

A automatização dos processos empresariais, recorrendo a sistemas de workflow e gestão documental (BPMS), visa uma redução dos custos, do trabalho humano, do tempo do ciclo dos processos, dos fluxos de informação em papel e do número de comunicações via fax e telefone.

Ao mesmo tempo procura-se melhorar a eficiência e o controle dos processos, bem como a difusão da informação, garantindo um melhor ROI e aumentando a qualidade de serviço.

As soluções de workflow e gestão documental possibilitam a automatização de processos de negócio transversais à organização, normalizando formas de trabalhar e aumentando a eficiência global. Contribuem para esse aumento diversas características e funcionalidades, das quais se destacam:

  • A organização dos procedimentos de trabalho em função de tarefas geridas pelo workflow;
  • A formalização dos circuitos de autorização e aprovação;
  • A capacidade de gestão ao nível do processo;
  • A digitalização dos suportes físicos dos processos de negócio, introduzindo nos procedimentos da organização formulários eletrônicos para a captura de dados que alimentam os processos;
  • O controle, em tempo real, de indicadores de performance que permitam a rápida identificação da situação.

Fundamental para otimizar os processos da organização, é gerir adequadamente a infra-estrutura de serviços (SOA) que potencia a agilidade e mudança ao nível dos processos.